研究生教育

  为做好2020年夏季毕业研究生档案整理和办理离校手续工作，现将夏季毕业研究生离校前有关工作备忘通知如下：

  一、毕业研究生档案归档

  （一）《毕业研究生登记表》归档

  各学院（中心）组织毕业生填写《毕业研究生登记表》(含博士生、硕士生，非学历研究生无需填写)，填写说明和要求请参考附件1。以学院（中心）为单位将《毕业研究生登记表》和《2020年夏季毕业研究生登记表移交清单》（附件2）一式两份加盖公章，于7月9日（周四）前移交至北校区研究生院学工办（101室）王老师处。

  （二）党员档案归档

  各学院（中心）需将2020年夏季毕业生党员档案和《2020年夏季毕业研究生党员档案移交清单》（附件3）一式两份加盖公章，于7月9日（周四）前移交至北校区研究生院学工办（101室）王老师处进行归档。

  （三）成绩单归档

  各学院（中心）需将2020年夏季毕业生成绩单（加盖研究生院公章）和《2020年夏季毕业研究生成绩单移交清单》（附件4）一式两份加盖公章，于7月9日（周四）前移交至北校区研究生院学工办（101室）王老师处进行归档。

  （四）学位材料归档

  本学期学位评定委员会暂定于2020年6月23日举行。各学院（中心）需于7月7日至7月10日之间提交论文评阅意见、学位论文（作者和导师已签字）、学位申请书（一式两份）等学位材料至北校区研究生院学位办（204室）程老师处，并同步完成学位档案的归档工作。

  （五）归档要求

  毕业生档案的移交、整理、装档工作由研究生院（部）档案室牵头组织开展，各学院（中心）积极配合共同完成这项工作。受疫情影响，今年毕业生档案整理工作人手严重不足，为保证毕业生档案及时派遣，需向每个学院（中心）征调1-2名工作人员参与档案整理工作（毕业生人数较多的学院应保证2名工作人员参与），负责完成本学院（中心）毕业生档案材料的归档工作，于7月9日至7月17日集中完成全校毕业研究生档案归档整理工作。届时请关注相关具体通知。

  1、请各学院（中心）参与档案整理工作的工作人员，提前收集整理本单位归档材料，归档时可同步参与整理本单位毕业生档案工作；

  2、所有移交材料均以学院（中心）为单位移交至规定部门，不接受毕业生个人提交的材料；

  3、所有移交清单需按照学号“小号在前、大号在后”的顺序排序，一式两份加盖公章，研究生院相应部门和学院（中心）各留存一份；

  4、所有移交材料都需按照移交清单的顺序排列整理。

  二、办理离校手续

  （一）按照就业指导中心通知登陆“智慧广外〉离校管理”办理离校手续。

  （二）按照学校有关规定，于2020年7月8日前办理退宿。根据大学财经工作领导小组会议决定，对在校延期博士、硕士研究生的住宿做出如下安排：（1）博士生延期的第一年，可申请继续在校内研究生宿舍居住，并按规定标准缴纳住宿费，从延期第二年学校不再安排住宿；（2）广州市内定向博士生、硕士生延期，学校不再安排住宿。

  （三）办理党团组织关系转接

  党员组织关系转接按照校党委组织部《关于做好2020届毕业生党员组织关系转接工作的通知》要求办理；团员组织关系转接按照校团委《关于做好2020年毕业生团员组织关系转接和规范管理工作的通知》要求办理。

   （四）办理户口迁移手续

  入学时将户口迁入我校南北校区集体户的2020届毕业研究生需按照保卫处《关于2020届毕业生（南校区/北校区）户口迁移的通知》要求，办理户口迁移手续。

  1、南校区户口迁移通知：https://bwc.gdufs.edu.cn/info/1143/3868.htm

  联系人：黄红旺老师

  联系电话：39328020（南校区）

  2、北校区户口迁移通知：https://bwc.gdufs.edu.cn/info/1143/3878.htm

  联系人：王凌楷老师

  联系电话：36207167（北校区）

  三、领取毕业（结业）及学位证书

  6月30日（周二）上午8：30-12:00，下午14:00-17:00

  （一）毕业（结业）证书

  请以学院（中心）为单位到研究生院培养科（205室）领取非定向研究生的毕业（结业）证。定向研究生毕业（结业）证书由学校统一邮寄。

  各学院（中心）按照离校管理系统要求，毕业（结业）研究生在相应业务办理完毕后，最后到各学院（中心）进行电子离校的确认，各学院（中心）才发放毕业（结业）证书。

  培养科联系人：梁老师，电话：36317190，地址：研究生院205室

学工办联系人：王老师，电话：36206953，地址：研究生院101室

  （二）学位证书

  请以学院（中心）为单位到研究生院学位办（204室）领取。

  学位办联系人：程老师，电话：36317163，地址：研究生院204室

  四、毕业研究生档案派遣

  （一）全日制非定向研究生人事档案派遣

  2020年夏季毕业研究生需于2020年7月中旬前在广东大学生就业创业小程序上完成证件和信息上传等派遣手续，各学院（中心）到研究生院（部）档案室整理其档案后，由学生就业指导中心完成派遣工作。

  研究生院（部）学工办联系人：王老师，电话：36206953，地址：北校区研究生院101室；

  学生就业指导中心联系人：李老师，电话：36207021，地址：北校区第六教学楼B区105A。

  （二）全日制定向研究生和非全日制研究生的学籍档案寄送

  6月24日（周三）15:00前，相关学院（中心）组织学生填写《2020年夏季毕业研究生学籍档案交寄信息表》（附件5），汇总后将电子版发至研究生院学工办（101室）黄巧老师邮箱，纸质版（一式两份）加盖学院公章移交至研究生院学工办（101室）黄老师处。

  暑假前，研究生院（部）档案室会将上述毕业（结业）生的学籍档案寄回其所在单位人事部门，其中定向研究生的学籍档案含其毕业（结业）证书。如有疑问，请参照《定向培养博士、硕士学位研究生合同书》或咨询招生办（咨询电话36207044）。

如学院（中心）未提交档案交寄信息表的，全日制定向研究生和非全日制研究生的学籍档案将无法寄送。

  五、研究生学籍表及毕业合影归档

  根据《广东外语外贸大学档案管理办法》和《广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则》的要求，已毕业研究生的学籍表、成绩单及毕业合影均由各教学单位兼职档案员按要求整理完毕后尽快归档移交至档案馆（北校区行政楼219室或南校区行政楼122室）。如有未提交2019届毕业研究生归档材料的单位，也请尽快补交。现就相关要求说明如下：

  （一）学籍表及成绩单整理要求

  1、填写、盖章。不能用铅笔、圆珠笔填写，填写的信息要准确无误；学籍表和成绩单必须加盖教学单位和教学管理单位（教务处或研究生院）的公章，公章一定要清晰工整；补考、缓考等成绩变动记录一定要归档。

  2、组卷。成绩单插入其对应的每位学生学籍表反面（切勿用胶水粘贴），以班级为单位组成一册，即每班一卷。卷内按学号排序。仅有学籍表或仅有成绩 单的，也必须放入册内。延期毕业的，在其实际毕业的年度整理归档。

  3、编写页码。卷内每张有效页均需在其正面右下角、反面左下角的空白处用签字笔标注页码（封面、学籍表反面空白表格及无字的空白页不算卷内有效页），每卷页码都从 1 开始，一卷一个流水号。

  4、填写封面。每卷封面按教务处或研究生院的要求领取或打印。封面上的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整。

  5、装订。每卷打孔装订，装订夹可到学校文具仓领取，请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。

 （二）毕业合影整理要求

  纸质版和电子版均需归档，电子版直接发到葛文洁老师办公邮箱。每张合影背面要附与合影中人物一一对应的名单。请负责毕业集体照的辅导员或其他相关人员及时将照片交给兼职档案员，配合完成此项工作。

 （三）移交档案馆

  填写《档案材料移交目录》一式两份（可在档案馆网站下载），由本单位分管档案工作的领导及经办人签名，并加盖公章。交接双方各执一份，作为归档凭据。

  移交归档后的学籍表和成绩单如有修改或更新，请及时联系档案馆以确保存档内容的真实、完整和可靠性。

 （四）联系方式

  1、北校区档案馆联系人：葛文洁，电话：36207005（内线7005），地址：北校区行政办公楼219室；

  2、南校区档案馆联系人：黄瑞霞，电话：39328092（内线8092），地址：南校区校办公楼122室。

  附件：1. 毕业研究生登记表填写说明和要求      

       2. 2020年夏季毕业研究生登记表移交清单

       3. 2020年夏季毕业研究生党员档案移交清单

       4. 2020年夏季毕业研究生成绩单移交清单

       5. 2020年夏季毕业研究生档案交寄信息表

研究生院（部）

2020年6月19 日