本学期学位评定委员会暂定于2019年12月26日举行（具体以大学周表为准）。现将冬季毕业生研究生离校前有关工作备忘通知如下：
一、毕业研究生档案归档
（一）《毕业研究生登记表》归档
各学院（中心）组织毕业研究生填写《毕业研究生登记表》(含博士生、硕士生，非学历研究生无需填写)，填写说明和要求请参考附件1。以学院（中心）为单位将《毕业研究生登记表》和《2019年冬季毕业研究生登记表移交清单》（附件2）一式两份加盖公章，于12月18日（周三）前移交至北校区研究生院学工办（101室）黄老师处。
（二）党员档案归档
各学院（中心）需将2019年冬季毕业生党员档案和《2019年冬季毕业研究生党员档案移交清单》（附件3）一式两份加盖公章，于12月18日（周三）前移交至北校区研究生院学工办（101室）黄老师处进行归档。
（三）成绩单归档
各学院（中心）需将2019年冬季毕业生成绩单和《2019年冬季毕业研究生成绩单移交清单》（附件4）一式两份加盖公章，于12月18日（周三）前移交到北校区研究生院培养科（205室）梁老师处。
（四）学位材料归档
各学院（中心）需于2019年12月30日-2020年1月2日之间安排专人到北校区研究生院学位办（204室）整理学位材料，具体要求另行通知。
（五）归档要求
毕业生档案的移交、整理、装档工作由研究生部（院）档案室牵头组织开展，各学院（中心）积极配合共同完成这项工作。
1、按通知规定时间完成材料移交工作；
2、所有移交材料均以学院（中心）为单位移交至规定部门，不接受研究生个人提交的材料；
3、所有移交清单需按照学号“小号在前、大号在后”的顺序排序，一式两份加盖公章，研究生院相应部门和学院（中心）各留存一份；
4、所有移交材料都需按照移交清单的顺序排列整理。
注：冬季毕业生档案归档期间研究生档案室不接受非毕业预约办理相关业务。
2019年毕业研究生档案归档信息一览表 |
序号 |
归档材料 |
需移交材料 |
移交部门 |
移交时间 |
1 |
《毕业研究生登记表》 |
《毕业研究生登记表》、《2019年冬季毕业研究生登记表移交清单》(一式两份） |
学工办（101室） 黄老师 36206953 |
2019年12月18日（周三）前 |
2 |
党员档案 |
冬季毕业生党员档案、《2019年冬季毕业研究生党员档案移交清单》（一式两份） |
学工办（101室） 黄老师 36206953 |
2019年12月18日（周三）前 |
3 |
成绩单 |
冬季毕业生成绩单、《2019年冬季毕业研究生成绩单移交清单》（一式两份） |
培养科（205室） 梁老师 36317190 |
2019年12月18日（周三）前 |
4 |
学位材料 |
请关注学位办相关通知 |
学位办（204室） 程老师 36317163 |
2020年1月2日 （周四）前 |
二、办理离校手续、领取毕业（结业）证书
（一）集中办理离校手续
按照就业指导中心通知登陆“智慧广外〉离校管理”办理离校手续。按照学校有关规定，于2020年1月5日前办理退宿。
备注：根据大学财经工作领导小组会议决定，对在校延期博士、硕士研究生的住宿做出如下安排：（1）博士生延期的第一年，可申请继续在校内研究生宿舍居住，并按规定标准缴纳住宿费，从延期第二年学校不再安排住宿；（2）广州市内定向博士生、硕士生延期，学校不再安排住宿。
（二）领取证书
12月30日（周一）上午8：30-12:00，下午14:00-17:00
1、毕业（结业）证书：请以学院（中心）为单位到研究生院培养科（205室）领取非定向研究生的毕业（结业）证（联系人及电话：梁老师36317190）。定向研究生毕业（结业）证书由学校统一邮寄（联系人及电话：黄老师36206953）。
各学院（中心）按照离校管理系统要求，毕业（结业）研究生在相应业务办理完毕后，最后到各学院（中心）进行电子离校的确认，各学院（中心）才发放毕业（结业）证书。
2、学位证书：请以学院（中心）为单位到研究生院学位办（204室）领取，联系人及电话：程老师36317163。
2019年毕业研究生证书领取信息一览表 |
序号 |
证书类型 |
发放部门 |
领取方式 |
领取时间 |
1 |
毕业（结业）证书 （非定向研究生） |
培养科（205室） 梁老师 36317190 |
以学院（中心）为单位领取 |
2019年12月30日 （周一） |
2 |
毕业（结业）证书 （定向研究生） |
培养科（205室） 梁老师 36317190 学工办（101室） 黄老师 36206953 |
放入学籍档案邮寄至原单位人事部门 |
2019年12月30日 （周一） |
3 |
学位证书 |
学位办（204室） 程老师 36317163 |
以学院（中心）为单位领取 |
2019年12月30日 （周一） |
三、研究生档案派遣
（一）全日制非定向研究生人事档案派遣
2019年冬季毕业研究生需于2020年1月6日前在广东大学生就业创业小程序上完成证件和信息上传等派遣手续，同时到研究生院学工办（101室）进行登记，研究生部（院）档案室整理其档案后，由学生就业指导中心完成派遣工作。逾期无法办理派遣的，请于下学期开学后办理，详情请查阅《关于2019届冬季毕业研究生毕业派遣的温馨提示》（附件6）。
研究生部（院）学工办联系人：黄老师，电话：36206953，地址：北校区研究生院101室；
学生就业指导中心联系人：李老师，电话：36207021，地址：北校区第六教学楼B区105A。
（二）全日制定向研究生和非全日制研究生的学籍档案安排
1、12月26日（周四）前，各学院（中心）依照档案交寄信息表（附件5）要求，登记填写全日制定向研究生、非全日制研究生学籍档案的邮寄接收地址，电子版发至研究生院学工办（101室）黄老师邮箱，纸质版（一式两份）加盖学院公章移交至研究生院学工办（101室）黄老师处。
2、寒假前，研究生部（院）档案室会将上述毕业（结业）生的学籍档案寄回其所在单位人事部门，其中定向研究生的学籍档案含其毕业（结业）证书。如有疑问，请参照《定向培养博士、硕士学位研究生合同书》或咨询招生办曾老师，咨询电话36207044。
四、研究生学籍表及毕业合影归档
根据《广东外语外贸大学档案管理办法》和《广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则》的要求，已毕业研究生的学籍表、成绩单及毕业合影于1月10日之前送交至档案馆（北校区行政楼219室或南校区行政楼122室），现就相关要求说明如下：
（一）学籍表及成绩单整理要求
1、每位研究生的学籍表和成绩单各一份，以班级为单位组成册，同届、同专业、同一个人的学籍表和成绩单必须装订在同一册内，册内按班级、专业、学号依次排序。仅有学籍表或仅有成绩单的，也必须放入册内。延期毕业的，在其实际毕业的年度整理归档。
2、学籍表反面的成绩栏无需手工填写，待研究生毕业时各培养单位通过研究生信息管理系统打印成绩单（统一用A4纸打印）。成绩单上必须加盖学院和研究生院的公章（公章一定要清晰工整）；学生的成绩变动情况必须一并归档，如补考、缓考等信息。
3、打印、盖章完毕后，将成绩单插入其对应的每位学生学籍表反面，与学籍表一同打孔装订成册（装订夹可到校文具仓领取），也可用棉线按三孔一线打孔装订，请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。
4、册内的每张有效页（含正反面，学籍表封面及无字的空白页除外）均需在其正面右下角、反面左下角的空白处标注页码，每册都从1开始，一册一个流水号。
5、每册封面的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整，并注明“本册共××页”，经办人要签名并加盖学院公章。装订成册后不应随意增减，如有增减，必须修改相应页码和页数。
6、移交归档时须办理移交手续，填写《档案移交目录》一式两份（可在档案馆网站下载），由本学院分管档案工作的院领导及经办人签名，并加盖公章。
7、移交归档后的学籍表和成绩单如有修改或更新，请及时联系档案馆以确保存档内容的真实、完整和可靠性。
（二）毕业合影整理要求
研究生毕业时各培养单位应组织拍摄毕业合影以作历史记录，并将合影名单附于合影背面（名单要与合影中的人物一一对应），毕业合影纸质版与学籍表、成绩单一同交来档案馆，移交目录也可以一同填写，电子版可直接发到葛文洁老师办公邮箱。
（三）联系方式
1、北校区档案馆联系人：葛文洁，电话：36207005（内线7005），地址：北校区行政办公楼219室；
2、南校区档案馆联系人：黄瑞霞，电话：39328092（内线8092），地址：南校区校办公楼122室。
附件：1. 毕业研究生登记表填写说明和要求
2. 2019年冬季毕业研究生登记表移交清单
3. 2019年冬季毕业研究生党员档案移交清单
4. 2019年冬季毕业研究生成绩单移交清单
5. 2019年冬季毕业研究生档案交寄信息表
6. 关于2019届冬季毕业研究生毕业派遣的温馨提示
研究生院 研究生工作部
2019年12月11日
