广东外语外贸大学本科生档案管理条例
高校学生档案管理工作是学生管理工作的重要组成部分。本着为毕业生就业工作服务、为培养人才服务的原则，坚持维护档案的真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。学生处严格按照档案管理的有关要求对学校各二级学院的学生档案进行收集、整理和保管。
第一章 档案内容
第一条 学生档案材料的收集整理工作直接关系到学生档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，学生处不断充实大学期间学生档案的内容，其基本内容如下：
（一）本科生入学登记表
（二）大学入学体检表
（三）学生党、团关系材料
（四）学生处、教务处和各二级学院提供的学生在校期间违反校纪、校规，或触犯国家法律形成的处理意见
（五）每学年的综合素质测评表、学期鉴定表
（六）学生在校期间获得国家级、省级和院级等各类表彰所形成的材料及登记表
（七）学生社会实践材料
（八）学习成绩登记表
（九）毕业生登记表
（十）可供组织参考的其它材料
第二章 归档要求
第二条档案必须是办理完毕的正式材料。
第三条 学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确。
第四条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。
第五条 各类材料上书写内容只能用蓝、黑色签字笔书写。
第三章 档案借阅
第六条 经学院党政领导批准，辅导员可借阅本学院学生的档案，并按查、借、阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。
第七条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。学院党建阅档需要查阅学生档案的，须有负责党建的老师签名盖学院章并由指定的至少两名学生党员查阅。
第八条 档案一般不外借。如确需借出使用，经学生处负责人和学生所在学院党委书记共同批准后方可办理借阅手续。
第九条 毕业生用人单位政审须提供单位介绍信，并验核政审人员身份方可提供学生档案。
第四章 档案传递
第十条新生报到时，直接将本人档案上交至所在学院学工办。
第十一条学院学工办按学生处给出的要求上交收集的档案。
第十二条 承接教务处招生办公室接受的普招（外省）和本省的学生档案。
第十三条 学生转学、转专业，及时将档案转给新的主管单位。
第十四条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。
第十五条 毕业前夕，将建档完毕的学生档案材料认真审核移交就业指导中心，由就业指导中心封签、根据就业报到证上签发的单位或考研录取院校地址转递档案寄送地。
第十六条 保留学籍的学生和中途出国的学生（没有报到证），其档案可暂存2年，逾期后，转回其入学前生源所在地人事主管部门。
第十七条 退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案转回该生家庭所在地人事主管部门或转至学生提供的托管单位。
第五章 纪律要求
第十八条 查阅、借阅档案，严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
第十九条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。
第二十条 本管理条例由学生工作部（处）负责解释。
广东外语外贸大学
学生工作部（处）
二○一七年五月十九日
