学生档案业务办理指南
为规范学生档案管理，保障档案安全，档案业务须有明确依据，并提前预约办理。请注意：学生本人不得查阅或借阅本人档案。
一、日常业务办理（在校生）
如需办理归档、查阅、借阅等日常业务，请按以下流程办理：
（一）联系学院老师说明事由
请先联系您所在学院（研究院）负责老师，说明需要办理的业务。
（二）提前预约
在征得学院（研究院）负责老师同意后，请至少提前一个工作日拨打档案室电话预约，确认预约成功后方可前往办理。
（三）现场办理方式
1.学院老师到场办理：由学院（研究院）负责老师到档案室现场登记并办理。
2.委托他人代办：如委托他人，受委托人需携带以下材料到场：
（1）学院开具的业务介绍信（需有负责老师签字并加盖学院公章）
（2）本人有效证件（学生证、教工证或身份证等）
注：如需归档正式党员档案，请确保材料完整、档案袋密封并加盖骑缝章，连同【业务介绍信（含汇总表）】一并交至档案室。工作人员核对无误后，与办理人一起归入学生个人档案。
二、政审业务办理（在校生）
政审业务请至少提前一个工作日电话预约，确认后按约定时间到场办理。具体分为以下两种情况：
（一）单位来校政审
政审人员携带：
1.单位开具的考察/政审函
2.本人身份证或工作证
（二）学院代为政审
1.学院（研究院）负责老师到档案室登记查阅或借阅档案；
2.如委托他人（如主要学生干部）办理，受委托人携带：
（1）学院开具的【业务介绍信】（需有负责老师签字并加盖学院公章）
（2）本人有效证件（学生证、教工证或身份证等）
注：如借阅档案，请务必在政审结束后及时归还，以免材料遗失。
三、滞留档案转出（往届生）
（一）2023届以前毕业生
1.毕业生联系接收单位开具调档函；
2.将以下基本信息及材料发送至服务邮箱xsda@gdufs.edu.cn：
（1）姓名、学院、学号（如有）、入学年份、毕业年份、手机号码
（2）调档函
（3）身份证复印件（需注明“仅用于调档”，并签名、注明日期）
（4）毕业证、学位证扫描件
档案寄出后，档案室会将快递单号回复至申请人邮箱。
注：以上流程如有疑问请咨询本科生或研究生档案室。
（二）2023届及以后毕业生
1.学生在广东大学生就业创业小程序上填报就业信息以及档案去向信息（档案去向为用人单位的还须上传有效协议书和调档函）；
2.学院（研究院）审核→学生就业创业中心审核→教育厅审核；
3.毕业生填写档案寄送信息表发送至学院（研究院）辅导员→各单位汇总档案寄送信息表并报送至学生就业创业中心邮箱gwcareer@163.com；
4.学生就业创业中心在教育部系统生成毕业生档案转递单；
5.档案寄出后一个星期可在广东大学生就业创业小程序“档案去向转递—档案去向查询”中查询档案寄递信息。
注：档案寄送信息表寄送信息需与小程序上填写内容一致。
以上流程如有疑问请咨询学生就业创业中心（020-36478384、020-39328007）。
四、其他档案服务（证明开具/材料利用）
如需开具档案相关证明或利用档案材料（如成绩单、学籍材料等），请将以下材料发送至服务邮箱 xsda@gdufs.edu.cn：
（1）档案材料利用说明（请清晰说明所需材料及具体用途）；
（2）身份证复印件（需注明“仅用于+具体用途”，并签名、注明日期）；
（3）毕业证、学位证扫描件；
（4）通讯方式（包括收件人姓名、联系电话、详细地址，以便邮寄证明）。
五、线下办理时间
工作日：8:30–12:00，14:00–17:00
六、办理地点及联系方式
（一）白云山校区
1.一教北楼204室，梁老师，020-36209474（本科生）
2.一教北楼203室，曾老师，020-36206953（研究生）
（二）大学城校区
校办公楼112室，陈老师，020-39328680
（三）服务邮箱
xsda@gdufs.edu.cn
