研究生教育

 

为做好2021年冬季毕业研究生档案整理和离校手续办理工作，现将冬季毕业研究生离校前有关工作备忘通知如下：

一、毕业研究生档案归档

（一）《毕业研究生登记表》归档

各学院（中心）组织毕业生填写《毕业研究生登记表》(含博士生、硕士生，非学历研究生无需填写)，填写说明和要求请参考附件1。以学院（中心）为单位将《毕业研究生登记表》和《2021年冬季毕业研究生登记表移交清单》（附件2）一式三份加盖公章，于12月31日（周五）前移交至北校区研究生院学工办（101室）刘老师处进行归档。

（二）党员档案归档

各学院（中心）需将2021年冬季毕业生党员档案和《2021年冬季毕业研究生党员档案移交清单》（附件3）一式三份加盖公章，于12月31日（周五）前移交至北校区研究生院学工办（101室）刘老师处进行归档。

（三）成绩单归档

各学院（中心）需将2021年冬季毕业生成绩单和《2021年冬季毕业研究生成绩单移交清单》（附件4）一式三份加盖公章，于12月31日（周五）前移交至北校区研究生院培养科（205室）梁老师处进行归档。

（四）学位材料归档

本学期学位评定委员会暂定于2021年12月30日上午举行。各学院（中心）需于12月30日下午至12月31日之间提交硕士论文评阅意见（博士生论文评阅意见由学位办打印）、学位论文（作者和导师签字确认，博士论文一式两份，硕士论文一式一份）、学位申请书（一式两份）等学位材料至北校区研究生院学位办（204室）程老师处，并同步完成学位档案的归档工作。       

（五）归档要求 

毕业生档案的移交、整理、装档工作由研究生院（部）档案室牵头组织开展，各学院（中心）积极配合共同完成这项工作。

1、请各学院（中心）提前收集整理本单位归档材料，并在12月31日前进行集中移交。所有移交材料均以学院（中心）为单位移交至规定部门，不接受毕业生个人提交的材料；《毕业研究生登记表》、党员档案均以学院为单位一同移交，不接受材料的单独移交。

2、所有移交清单需按照学号“小号在前、大号在后”的顺序排序，一式三份加盖公章。

3、所有移交材料都需按照移交清单的顺序排列整理。

二、办理离校手续

（一）办理退宿手续：按照学校有关工作安排，于2022年1月7日前完成退宿手续办理。根据大学财经工作领导小组会议决定，对在校延期博士、硕士研究生的住宿做出如下安排：（1）博士生延期的第一年，可申请继续在校内研究生宿舍居住，并按规定标准缴纳住宿费，从延期第二年学校不再安排住宿；（2）广州市内定向博士生、硕士生延期，学校不再安排住宿。

（二）办理党团组织关系转接

党员组织关系转接按照校党委组织部相关要求办理；团员组织关系转接按照校团委相关要求办理。

（三）办理户口迁移手续

入学时将户口迁入我校南北校区集体户的2021届毕业研究生需按照保卫处相关要求，办理户口迁移手续，具体通知请留意保卫处官网。

三、领取毕业（结业）及学位证书

12月31日（周五）上午8：30-12:00，下午14:00-17:00

（一）毕业（结业）证书

请以学院（中心）为单位到研究生院培养科（205室）领取非定向研究生的毕业（结业）证。定向研究生毕业（结业）证书由学校统一邮寄。

各学院（中心）按照离校管理系统要求，毕业（结业）研究生在相应业务办理完毕后，最后到各学院（中心）进行电子离校的确认，各学院（中心）才发放毕业（结业）证书。

培养科联系人：梁老师，电话：36317190，地址：研究生院205室

（二）学位证书

请以学院（中心）为单位到研究生院学位办（204室）领取。

学位办联系人：程老师，电话：36317163，地址：研究生院204室

四、毕业研究生档案派遣

（一）全日制非定向研究生人事档案派遣

2021年冬季毕业研究生需于2022年1月7日（周五）前在“广东大学生就业创业”小程序完成就业派遣方案及档案去向信息上报，具体填报要求请参考附件7。各学院（中心）到研究生院（部）档案室集中移交归档材料后，由学生就业指导中心统筹完成档案寄送工作。

学生就业指导中心联系人：罗老师（北校），电话：36207021，地址：北校区第六教学楼B区102；谢老师（南校），电话：39328007，地址：南校区学活中心212。

（二）全日制定向研究生和非全日制研究生的学籍档案寄送

1、收集学籍档案接收地址信息

组织学生填写《2021年冬季毕业研究生学籍档案交寄信息表》（附件5）。

(1)定向单位是广外的研究生

档案交寄信息表“档案类型”选择“移交广外人事处”，档案整理完毕后由研究生院（部）移交人事处。

(2)定向单位是非广外的研究生

如“档案类型”选择“正常寄出”，档案交寄信息表则填写清楚接收单位地址及联系方式；如选择“自提”，则统一在2022年1月4日至1月6日携带自提声明（附件6）、本人身份证原件及复印件办理，逾期则下学期办理。

(3)非全日制研究生

2、学籍档案寄送时间

相关学院（中心）于2022年1月3日前将汇总的《2021年冬季毕业研究生学籍档案交寄信息表》电子版发至研究生院学工办刘奕然老师办公邮箱，于2022年1月4日至1月6日将纸质版（一式三份）加盖学院公章连同上述毕业（结业）生的学籍档案移交至研究生院（部）档案室，其中定向研究生的学籍档案含其毕业（结业）证书。

五、研究生学籍表及毕业合影归档

根据《广东外语外贸大学档案管理办法》和《广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则》的要求，已毕业研究生的学籍表、成绩单及毕业合影均由各教学单位兼职档案员按要求整理完毕后尽快归档移交至档案馆（北校区行政楼219室或南校区行政楼122室）。现就相关要求说明如下：

（一）学籍表及成绩单整理要求

1、填写、盖章。不能用铅笔、圆珠笔填写，填写的信息要准确无误；学籍表和成绩单必须加盖教学单位和教学管理单位（教务处或研究生院）的公章，公章一定要清晰工整；补考、缓考等成绩变动记录一定要归档。

2、组卷。成绩单插入其对应的每位学生学籍表反面（切勿用胶水粘贴），以班级为单位组成一册，即每班一卷。卷内按学号排序。仅有学籍表或仅有成绩 单的，也必须放入册内。延期毕业的，在其实际毕业的年度整理归档。

3、编写页码。卷内每张有效页均需在其正面右下角、反面左下角的空白处用签字笔标注页码（空白表格及无字的空白页不算卷内有效页），每卷页码都从 1 开始（每卷从封面开始编页码），一卷一个流水号。 

4、填写封面。每卷封面按教务处或研究生院的要求领取或打印。封面上的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整。

5、装订。每卷打孔装订，装订夹可到学校文具仓领取，请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。

（二）毕业合影整理要求

纸质版和电子版均需归档，电子版直接发到葛文洁老师办公邮箱。每张合影背面要附与合影中人物一一对应的名单。请负责毕业集体照的辅导员或其他相关人员及时将照片交给兼职档案员，配合完成此项工作。

（三）移交档案馆

填写《档案材料移交目录》一式两份（可在档案馆网站下载），由本单位分管档案工作的领导及经办人签名，并加盖公章。交接双方各执一份，作为归档凭据。

移交归档后的学籍表和成绩单如有修改或更新，请及时联系档案馆以确保存档内容的真实、完整和可靠性。

（四）联系方式

1、北校区档案馆联系人：葛文洁，电话：36207005（内线7005），地址：北校区行政办公楼219室；

2、南校区档案馆联系人：黄瑞霞，电话：39328092（内线8092），地址：南校区校办公楼122室。

 

附件：1. 毕业研究生登记表填写说明和要求      

2. 2021年冬季毕业研究生登记表移交清单

3. 2021年冬季毕业研究生党员档案移交清单

4. 2021年冬季毕业研究生成绩单移交清单

5. 2021年冬季毕业研究生学籍档案交寄信息表

6.广东外语外贸大学研究生档案自提声明

7.关于2021年冬季毕业生就业派遣的通知

 

 

 

                                           党委研究生工作部

2021年12月20日