云山勤工实体使用校园卡收费相关管理规定

作者:  编辑:szk  来源:
发表时间:2012-12-10 13:33:25  浏览:

校园卡终端机日常财务管理细则

第一条校园卡终端机以各卡机唯一IP地址确定不结算商户。月末,校园卡中心不根据各商户(终端机)月度汇总报表,通过校内转账将刷卡收入转入学生勤工助中心实体账户。相关管理细则如下:

第二条实体对校园卡机的日常管理:

(一)对于先过收银机再过校园卡进行销售的实体(方便统计出库数量),实体会计与出纳每晚结业核对营业额时,会计需先登录打卡机明细查询网站card.gdufs.edu.cn,,在“系统简介及查询”栏选择“普通商户登录”,查询当天的打卡机金额。

(二)在普通商户登录页面中输入账号,密码,验证码,密码须由网页的虚拟键盘输入。

(三)实体可在每月25日在历史查询页面查询上月26日至本月25日的交易,并通过网页右上角的"导出EXCEL"功能导出表格,若登录的计算机首次使用本功能则需对浏览器进行设置方可使用,具体方法为(以IE浏览器为例)进入浏览器的“工具”选项,选择“Internet选项”,选择“安全”设置,将级别调为“低”,点击“重置”及“应用”,再点击“确定”。若不可以请在设置完毕后重启浏览器再使用。

(四)注意事项

1、各实体的商户账号在通知各实体会计时注意只告知其所在实体的账号,对非本实体账号请保密。

2、每台打卡机具有唯一IP地址,所以不会出现刷卡收入在各机之间串联或打错的情况。

3、打卡收入相关查询工作必须由实体会计经手,并对数据和操作的保密性和准确性负责,出纳或其他工作人员不得经手该操作

4、使用打卡机时,有时顾客刷卡后没有及时出现“嘀”声,而是在打卡机显示界面出现一连串的"EEEEEE",此时工作人员往往会再刷一次卡。其实,这种情况下一般已刷卡成功,只是网络原因未及时出现“嘀”声,所以需提醒实体,当出现这种情况时,营业员必须先查询上一笔消费金额,如果记录显示上笔消费金额即为刚才出现异常的刷卡金额,则不能再刷卡。

第三条中心财务部账务处理:

1、值班时,对实体报送营业额红单备注栏中注明的刷卡收入额,审单会计须登录查询网页card.gdufs.edu.cn,确定金额准确无误。

2、各商户每月(上月26日至本月25日)的最终入账金额以校园卡中心月末出具的各商户清算汇总报表为准,只要计量期间相同,该金额原则上应与各实体每月在各值班日报送金额之和相等。

3、对于各商户的刷卡收入,校园卡中心按刷卡金额收取0.4%的管理费,计入各实体每月销售费用。

4、月末,校园卡中心根据商户清算汇总报表数据开具支票,学生处老师完成交款转账,将校内转账单和商户清算汇总报表复印件交中心银行出纳,作为中心会计记账的原始凭证。

相关会计分录如下(设当月打卡机收入为A)

月末确认收入,原始凭证为:

借:银行存款 A*99.6%

销售费用 A*0.4%

贷:主营业务收入 A

第四条校园卡机的主要使用操作(以商品流通型实体报亭为例)北校报亭在使用校园卡机销售时,坚持实体所有商品先过收银机,再刷校园卡,以此保证在通过“两机”核算营业收入时,同时通过收银机计录各销售商品的数量。常用操作如下:

1. 开机:打开开关(打卡机右侧)

2. 签到:界面上排显示“PR”,下排显示串横时,按“用户名”-----“确认”-------“密码”------“确认”。

3. 消费:先将校园卡置于滴卡处,按消费金额数(如5元按“5”)------“消费”—-------“确认”即可。

4. 冲正:如果消费金额按错,要取消该笔消费,在校园卡没有移走的前提下(注意,卡离开滴卡处不能使用该功能)继续按“冲正”-----“确认”

5. 查看消费总额:按住“功能键”不放,同时按“对账”----按四次“确认”,显示金额的绝对值为消费总额。

公式:校园卡机消费总额+实收现金=收银机所显示的现金总额。

6. 查看上一笔交易:按住“功能键”不放,同时按“9”------按四次“确认”, 只能查询上一笔,不能查询上两笔,三笔。

7.当查询上笔记录的时候,显示金额若为12350,实际消费额为123.50元,而非一万三千零五十元。

校园卡及刷卡收入管理说明

第一条实体所有销售收入经过校园卡机收款,各卡机对应配备一张备用临时卡,原则上对校内学生要求刷卡消费,对于无法使用校园卡刷卡消费的校外顾客,实体使用临时卡收款。

第二条临时校园卡的使用和管理:

(一) 使用临时校园卡补充刷卡收费。各实体校园卡收款机对应配备一张临时卡,校外顾客消费时,先取顾客现金,同时用临时卡刷相等金额补充收费。

(二) 核定临时卡充值限额,视同备用金循环周转使用。根据各实体业务特征和业务量大小,核定临时卡最高备用金额度,额度一经确定,不得随意变更。营业时卡内金额使用完毕,用所收等额现金及时充值,不得将其他现金冲入临时卡,临时卡内最大金额为备用金额度。

第三条实体日常营业额和实收现金的管理:

(一) 实体每天营业额和实收现金的确认。实体每天营业额等于收款机每天的过机历史记录汇总额,每天实收现金额等于临时卡当天刷卡消费金额,二项数据通过登录打卡机明细查询网站查询确认。

(二) 实体每天营业额和实收现金的审核。实体每晚结业后,会计上网查询二组数据:一是根据收款机商户账号信息查询实体当天收款历史记录,确认当天营业总额与当天班表等营业登记表核对;二是根据各班交班信息查询临时卡在各班次值班期间的流水交易额,确认各班收现额,与实收现金核对。要求每天营业额、收现流水记录和实收现金核对无误。

(三) 明确各班次交班时点和实收现金额。实体日常交班时,各交班人员在实体固定登记薄上准确登记本班交班时点和实交现金额,交班时点准确到秒(2011/11/29 11:56:14)。各班交班金额差错由当班人员负责。

第四条实收现金和临时卡的日常管理:

(一)实体出纳负责保管临时卡和实收现金并及时充值。每晚结业后,会计对当天营业额,出纳清点实收现金并保证及时充值。实体出纳必须保证临时卡充值金额与实体其他资金严格分开,单独保存。

(二) 实体出纳于学期初办理临时卡(内含充值备用金)的借款手续,学

期末将临时卡(内含充值备用金)归还财务部冲账,放假期间财务部统一妥善保管临时卡。

(三) 备用卡充值金额视同实体备用金管理,具体额度根据各实体销售实

际情况确定。若需调整额度,则必须经过实体经理以及中心指导老师书面同意才能调整。学期初借款充值,营业期间循环使用及时充值。

(四) 审监部严格跟进管理各实体校园卡机的使用情况,对校园卡机过机

记录、临时卡刷卡频度和冲值频率进行监控,定期报告。

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